Актуальный бланк и образец заполнения путевого листа. Инструкция: заполняем путевой лист легкового автомобиля

Путевой лист легкового автомобиля обязателен к применению в процессе организации перевозок, при планировании, управлении и учете перевозок грузов или пассажиров автомобильным транспортом и оформляется в соответствии с «Инструкцией о порядке расчетов за перевозки автомобильным транспортом» (30 ноября 1983 г. с изменениями и дополнениями Госкомстата России от 28.11.97 г.). В соответствии с Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 г. № 78, к первичным документам по учету работ в грузовом и легковом автомобильном транспорте относятся: путевой лист легкового автомобиля (форма №3), путевой лист грузового автомобиля (форма №4-с или №4-п), Журнал учета движения путевых листов (форма №8) и Товарно-транспортная накладная (форма №1-Т).

При работе на легковом автотранспорте штатный водитель должен иметь следующие документы:

водительское удостоверение соответствующей категории или временное разрешение;
регистрационные документы на транспортное средство и на прицеп, если таковой используется;
путевой лист по форме №3 ;
товарно-транспортную накладную (форма №1-Т) на перевозимый груз;
при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов - специальное разрешение.

Для увеличения кликните не изображение

Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители предприятий , организаций, учреждений, а также лица, отвечающие за эксплуатацию легковых автомобилей и участвующие в заполнении документа. Участие водителя в заполнении бланка путевого листа не допускается, за исключением подписей, удостоверяющих прием (при выезде) и сдачу (при возвращении) автомобиля.

До выдачи путевого листа водителю диспетчер или уполномоченное на то лицо заполняет бланк формы №3 , где указывает: дату его выдачи (число, месяц, год), которая должна соответствовать дате регистрации в журнале учета путевых листов; в строке "Режим работы" записывает код или наименование режима работы (будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, ежедневный учет рабочего времени, работа в выходной или праздничный день, работа по графику или вне графика и т.д.), в соответствии с которым производится начисление заработной платы водителю; в строке «Автомобиль» указывает марку, госномер и тип автомобиля, а также его гаражный номер. В случае использования прицепов или полуприцепов, их марки, гаражные и госномера записываются в строку «Прицепы». Строка «Сопровождающее лица» должна содержать фамилии и инициалы лиц, сопровождающих автомобиль в рамках задания. В разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 2 записывается время (часы и минуты) выезда и возвращения автомобиля по графику. В графе 15 "В чье распоряжение" раздела "Задание водителю" на основании заявки или разового заказа записывается наименование заказчика. Графа 16 "Время прибытия" должна отражать время (в часах и минутах) прибытия автомобиля к заказчику согласно его заявке, разовому заказу или графику работы автомобиля по условиям договора. На лицевой стороне бланк путевого листа содержит строку "Выдать горючее" - в ней необходимо прописью указать количество горючего, необходимое к выдаче для выполнения задания с учетом остатка горючего предыдущего дня работы. Правильное оформление путевого листа и наличие у водителя водительского удостоверения заверяет диспетчер или уполномоченное лицо своей подписью в строке "Подпись диспетчера".

Далее до выезда из гаража заправщик (техник по ГСМ, уполномоченное лицо) в разделе «Движение горючего» в графах 6, 8 и в соответствующих строках записывает количество выданного горючего, а также серии и номера выданных талонов на горючее и заверяет эти записи своей подписью. На лицевой стороне унифицированная форма №3 предполагает отметку медицинского работника, который в ходе предрейсового медосмотра подписью удостоверяет состояние здоровья водителя и возможность допуска его к управлению автомобилем. В разделе путевого листа "Работа водителя и автомобиля" в графе 4 "Показания спидометра" механик контрольно-пропускного пункта (КПП) или отдела технического контроля (ОТК) записывает показание спидометра при выезде автомобиля на линию, а в графе 5 "Время фактическое" проставляет фактическое время выезда автомобиля из гаража (число, месяц, часы, минуты); в разделе "Движение горючего" в графу 9 "Остаток при выезде" он вносит количество горючего, находящегося в баках автомобиля при выезде, и правильность всех сделанных записей заверяет подписью в этой графе. В строке "Подпись механика" механик КПП или ОТК должен удостоверить своей подписью передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии и разрешение на выезд из гаража, а в строке "Подпись водителя" - водитель должен расписаться о принятии автомобиля в технически исправном состоянии и получении задания на работу.

Заполнение путевого листа на линии производится в следующей последовательности: в графе 19 "Время прибытия" проставляется время (часы и минуты) предъявления шофером путевого листа заказчику; в графе "Заказчик" заказчик расписывается и ставит печать, подтверждая правильность заполненных им реквизитов путевого листа; в графе 21 «При прибытии» и 22 «При убытии» заказчик проставляет соответственно значения показаний спидометров при прибытии и убытии. В строках "Особые отметки" на лицевой стороне записываются сведения, не предусмотренные формой путевого листа (отметки заказчиков при отказе, различных дорожных служб и т.п.).

По возвращении автомобиля в гараж оформление путевого листа производится в следующей последовательности: в разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 2 механик КПП или ОТК записывает фактическое время возвращения автомобиля в гараж (число, месяц, часы, минуты) и заполняет графу 4 "Показания спидометра"; заполняет графу 10 "Остаток при возвращении" в разделе "Движение горючего" и расписывается под ней. В разделе "Движение горючего" заправщик, техник по ГСМ или уполномоченное на то лицо при сдаче водителем талонов на ГСМ заполняет графу 11 "Сдано" и расписывается под ней. В строке "Сдал" водитель подписью подтверждает сдачу автомобиля механику КПП или ОТК в технически исправном (неисправном) состоянии. Механик КПП или ОТК в строке "Принял" подписью удостоверяет правильность заполнения граф 5 и 6 строки "Возвращение в гараж" раздела "Работа водителя и автомобиля" и прием автомобиля от водителя в технически исправном (неисправном) состоянии. После сдачи водителем путевого листа диспетчер или другое уполномоченное на то лицо расписывается в строке "Принял диспетчер" и регистрирует путевой лист в соответствующем журнале (форма №8).

Бланк путевого листа выдается водителю диспетчером под расписку на один рабочий день при условии сдачи им путевого листа за предыдущий день работы. Междугородный путевой лист выдается и на более длительный срок, если продолжительность перевозки должна составлять более суток. Существует также возможность использования организацией собственных путевых листов, имеющих месячный срок действия и утвержденных в учетной политике данного предприятия. Согласно Письму Минфина России от 15 ноября 2005 г. № 03-03-04/1/363 они допускаются для легкового автомобиля, управляемого сотрудником по доверенности и не осуществляющего перевозки грузов или пассажиров, и предназначены для подтверждения расходов на горючее в целях налогообложения прибыли.

Для индивидуальных предпринимателей приказом Минтранса России от 30.06.2000 N 68 "О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте" утверждены свои обязательные формы путевых листов: ПГ-1 для грузового автомобиля; ПА-1 для автобуса; ПЛ-1 для легкового автомобиля. Однако воспользоваться ими для учета транспортных расходов на предпринимательскую деятельность индивидуальный предприниматель сможет только в том случае, если «в свидетельстве о государственной регистрации предпринимателя будут указаны оба вида деятельности: торгово-закупочная и транспортные грузоперевозки" (письмо УФНС России по г. Москве от 31.12.2004 N 21-14/85240).

В данной статье подробно рассмотрим как необходимо заполнять Путевой лист легкового автомобиля (форма №3) .

!!! ВНИМАНИЕ!!! В случае неправильного заполнения путевых листов затраты организации на приобретение ГСМ могут быть не признаны при проведении налоговой проверки.

Вступление
До сих пор документом, которым следовало руководствоваться при оформлении путевых листов, служило Постановление Госкомстата России №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее Постановление Госкомстата от 28.11.78 №78). Правда, распространяется это постановление только на юридические лица.

Всего, для юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность, связанную с эксплуатацией строительных машин или автомобильного транспорта утверждено восемь унифицированных форм путевых листов.
По учету работы строительных машин и механизмов:
- путевой лист строительной машины (форма №ЭСМ-2).

По учету работ в автомобильном транспорте:
- путевой лист легкового автомобиля (форма №3);
- путевой лист специального автомобиля (форма №3спец);
- путевой лист легкового такси (форма №4);
- путевой лист грузового автомобиля (форма №4-С);
- путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-П);
- путевой лист автобуса (форма №6);
- путевой лист автобуса необщего пользования (форма №6 спец).

Поэтому позднее был выпущен Приказ Минтранса России №68, действовавший в отношении индивидуальных предпринимателей. Формы путевых листов, приведенные в нем, отличались от установленных Госкомстатом для юридических лиц.

Для индивидуальных предпринимателей были утверждены следующие формы путевых листов:
- путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя (форма №ПГ-1);
- путевой лист автобуса индивидуального предпринимателя (форма №ПА-1);
- путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя (форма №ПЛ-1).

Однако этот документ утратил силу согласно п.2 Приказа Минтранса России №152.
Приказ Минтранса России №152 устанавливает только обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, но приведенные в нем правила распространяются как на юридические лица, так и на индивидуальных предпринимателей.
Теперь в самостоятельно разработанной форме должны присутствовать следующие реквизиты, предусмотренные Приказом Минтранса России №152:
- наименование и номер;
- срок действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе.

Кроме того, в путевом листе должны фиксироваться дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Указания таких подробностей не требовали ни унифицированные формы, приведенные в Постановлении Госкомстата России №78, ни Приказ Минтранса России №68 . Юридическим лицам необходимо рядом с подписью медицинского работника указать время проведения осмотра. Кстати, эта подпись обязательно должна расшифровываться.

Заполнение лицевой стороны
Для наглядности, заполнять путевой лист будем следующими данными:

Данные для заполнения
Организация: ООО «Автолидер»
Автомобиль: ГАЗ 3110
Гос. номер: у082ее01
Водитель: Иванов Александр Романович
Механик: Васильев Сергей Николаевич
Диспетчер: Солдатов Андрей Васильевич
Остаток топлива перед выездом: 10 л.
Пробег за время действия путевого листа: 163 км.
Заправка топлива за время действия путевого листа: 40 л.

Поля лицевой стороны:
Номер документа – это один из обязательных реквизитов, который необходимо заполнить. Нумерация документов разрабатывается организацией (например: 0000026, или ПЛ00037)и не должна повторяться.
Серия – указывается в том случае, если бланки путевых листов отпечатаны типографским способом.
Дата – это тоже один из обязательных реквизитов, который необходимо заполнить. Допускается выдача любого путевого листа на день или срок, не превышающий одного месяца . Если путевой лист выписывается на несколько дней, тогда необходимо вписать период (например: 17-24.10.2011).
Организация – заполняется наименование, адрес, телефоны организации в чьем распоряжении находится автомобиль (в нашем примере ООО «Автолидер»).
Код ОКПО – заполняется код (Общероссийского классификатора предприятий и организаций) присвоенный организации.
Марка автомобиля – заполняется марка автомобиля (в нашем примере ГАЗ 3110). Если автомобиль находится в аренде, тогда желательно указать договор аренды (номер, дата и собственника автомобиля), (например: по договору аренды № 256-А от 15.03.2009г с ООО «Автолидер»).
Государственный номерной знак – гос. номер автомобиля (в нашем примере у082ее01).
Гаражный номер – заполняется в том случае если в организации на балансе несколько машин. При этом вместо гаражного номера можно записать инвентарный номер автомобиля как основного средства.
Водитель – ФИО водителя (в нашем примере Иванов А. Р.).
Табельный номер – табельный номер сотрудника, присвоенный ему в организации.
Удостоверение № - номер водительского удостоверения водителя.
Класс – класс водителя.
Лицензионная карточка, вид, серия – в настоящее время лицензии выдаются только на коммерческие перевозки пассажиров более 8 человек. Поэтому в Путевом листе легкового автомобиля (форма №3) эти поля не заполняются.
В распоряжение – в чье распоряжение представляется автомобиль (в нашем примере ООО «Автолидер»). Если машина передана в аренду или для оказания услуг стороннему лицу (юридическому или физическому), то указывается наименование (фамилия) данного лица. Если путевой лист выписывается на срок более одного дня, то, скорее всего, указать конкретного пользователя будет невозможно, поскольку таких лиц может быть много. В этом случае по данной строке целесообразно указывать название самой организации (в нашем примере ООО «Автолидер» ), а расшифровку фамилии конкретного пользователя приводить на оборотной стороне листа в графе «Подпись лица, пользовавшегося автомобилем».
Адрес подачи – адрес, куда должен прибыть автомобиль для дальнейшей работы.
Время выезда из гаража – заполняется время выезда из гаража. Если путевой лист выдается на несколько дней, тогда желательно кроме времени выезда указывать еще и дату.
Диспетчер-нарядчик – подпись и ФИО диспетчера выдающего задание водителю (в нашем примере Солдатов А. В.).
Механик – подпись и ФИО механика выпускающего автомобиль на линию(в нашем примере Васильев С. Н.).Перед выходом на линию автомобиль должен пройти проверку основных агрегатов на работоспособность. Данную проверку должен проводить механик. Если все агрегаты работают нормально, он подписывает путевой лист.
В свою очередь водитель расписывается в том, что принял автомобиль в исправном состоянии.
Время возвращения в гараж - заполняется время возвращения в гараж. Если путевой лист выдается на несколько дней, тогда желательно кроме времени выезда указывать еще и дату.
Диспетчер-нарядчик – подпись и ФИО диспетчера подтверждающего своей подписью время прибытия в гараж. Так же диспетчер делает необходимые отметки (опоздания, ожидания, простои в пути, заезды в гараж и прочее), (в нашем примере Солдатов А. В.).
Автомобиль сдал водитель – подпись и ФИО водителя в том, что он автомобиль сдал.

В правой нижней части лицевой стороны путевого листа приводится информация по движению горючего:

Марка горючего – заполняется марка топлива которым заправляется автомобиль.
Выдано по заправочному листу – должно указываться количество горючего, выданного в самой организации (если у нее есть запасы топлива или своя заправочная станция). Но на практике, как правило, заносят данные о заправке на сторонних АЗС.
Остаток горючего при выезде – количество горючего находящееся в баке автомобиля перед выходом на линию.
Остаток горючего при возвращении – количество горючего находящееся в баке автомобиля после возвращения в гараж.
Расход по норме – количество топлива расходуемое данным транспортным средством на основании Методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 г. №АМ-23-р) (далее – Методические рекомендации). Если в представленном в Методических рекомендациях перечне автомобиль вашей организации отсутствует, то норматив можно определить по технически близкому транспортному средству (примерные габариты, одинаковый объем двигателя, похожие технические характеристики и т.п.).
Расход по норме рассчитывается по следующей формуле:
Расход по норме = Пробег х Норма расхода топлива / 100 .
Расход по факту – количество топлива потраченного за время работы по путевому листу и рассчитывается следующим образом:
Расход по факту = количество горючего перед выездом + количество заправленного горючего - количество горючего при возвращении .
Показание спидометра при возвращении в гараж – показание спидометра при возвращении.
Механик фиксирует и подтверждает подписью время возвращения, показания спидометра и движение горючего.
Экономия - Если расход топлива по факту меньше, чем расход топлива по норме, тогда заполняем это поле.
Перерасход - Если расход топлива по факту больше, чем расход топлива по норме, тогда заполняем это поле.
Мед. сестра – подпись и ФИО медицинского работника допускающего водителя в рейс.
Под подписью медицинского работника ставится печать организации.

Заполнение оборотной стороны
Следует отметить, что как в унифицированной форме, так и в самостоятельно разработанной форме путевого листа информация о конкретном месте следования автомобиля является обязательной. В противном случае, путевой лист, не содержащий информацию о месте следования автомобиля, не является подтверждением произведенных налогоплательщиком расходов на приобретение ГСМ.

Поля оборотной стороны:
Номер по порядку – Все поездки автомашины должны записываться под отдельным номером.
Код заказчика – Если автомобиль оказывает коммерческие услуги, то в целях идентификации клиентов в этом графе отражается их код.
Однако, если путевой лист выписан на несколько рабочих дней, в данной графе целесообразно заносить даты поездок.
Место отправления – Адрес места откуда машина отправилась. Желательно для большей обоснованности поездки указывать еще и организацию из которой данная машина отправлялась.
Место назначения – Адрес места куда машина отправилась. Желательно для большей обоснованности поездки указывать еще и организацию в которую данная машина отправлялась.
Время выезда - Время выезда из места отправления. Если путевой лист выписывается на один день, тогда можно указывать только время выезда из гаража (стоянки). Если же он выписан более чем на одни сутки, тогда желательно указывать время каждой поездки.
Время возвращения - Время приезда к месту назначения. Если путевой лист выписывается на один день, то можно указывать только время возвращения в гараж (на стоянку). Если же он выписан более чем на одни сутки, то желательно указывать время каждой поездки.
Пройдено - Вводятся данные о пройденном расстоянии (причем, целесообразно указывать по каждой поездке).
Подпись лица пользовавшегося автомобилем - В этой графе расписывается лицо, пользовавшееся автомобилем.

Использование путевого листа является обязательным для организаций, осуществляющих перевозку автомобильным транспортом грузов или пассажиров.

Путевой лист легкового автомобиля имеет утвержденную форму № 3 и оформляется в соответствии с требованиями, указанными в Инструкции о порядке осуществления расчетов за перевозки автомобильным транспортом. Данная инструкция вступила в силу 30.11.1983 года.

Помимо путевого листа, учет транспортных перевозок предполагает ведение Журнала учета движения путевых листов (утвержденная форма № 8). В случае перевозки грузов дополнительно составляется Товарно-транспортная накладная (оформление по форме № 1-Т). Эксплуатация грузового автотранспорта налагает на организацию обязанность по заполнению путевого листа грузового автомобиля. Для этого предусмотрена форма № 4-п или форма № 4-с.

Индивидуальные предприниматели, следуя приказу Минтранса России № 68 от 30.06.2000 года, при осуществлении автомобильных перевозок используют специальные формы путевых листов:

форма № ПЛ-1 на легковой автомобиль;
форма № ПГ-1 на грузовой автомобиль;
форма № ПА-1 на автобус.

При этом принять к учету транспортные расходы предприниматель вправе лишь при условии отражения соответствующего вида деятельности (а именно «транспортные грузоперевозки») в документах о его государственной регистрации.

Ведение

Водитель, осуществляя управление легковым автомобилем, принадлежащим компании, должен иметь на руках несколько документов:

водительское удостоверение категории В;
регистрационные документы на указанный автомобиль;
доверенность от имени организации на право управления данным легковым автомобилем;
путевой лист (форма № 3);
в случае перевозки грузов;
специальное разрешение в случае перевозки опасных или крупногабаритных грузов.

Путевой лист выдается водителю на каждый рабочий день под расписку. Если продолжительность перевозки составляет более суток (при междугородних поездках) допускается использование путевого листа на соответствующий срок.

Кроме того, организация вправе разработать и закрепить в своей учетной политике собственный путевой лист легкового автомобиля, имеющий месячный срок действия. Такой документ можно применять для подтверждения расходов на ГСМ при условии, что данный легковой автомобиль не используется для перевозки грузов или пассажиров. Об этом говорится в письме Минфина № 03-03-04/1/363 от 15.11.2005 года.

Ответственность за оформление путевого листа несет руководитель предприятия, а также лица, отвечающие за эксплуатацию данного транспортного средства (диспетчер, заправщик, механик КПП или ОТК). Не допускается заполнение путевого листа непосредственно водителем автомобиля, который лишь ставит свою подпись при выезде и возвращении в гараж.

Заполнение

Перед тем, как выдать путевой лист на руки водителю, диспетчер проставляет в нем дату выдачи, соответствующую дате регистрации листа в журнале, указывает режим работы (командировка, будний день, работа вне графика и т.д.), заполняет сведения об эксплуатируемом автомобиле и прицепе (госномер, марку, тип и гаражный номер), а также сведения о сопровождающих лицах.

Раздел «Работа водителя и автомобиля» содержит графу 2, позволяющую фиксировать время выезда и возвращения легкового автомобиля.

Раздел «Задание водителю» необходим для отражения наименования заказчика (согласно условиям договора или разовой заявки), а также времени прибытия автотранспортного средства к указанному заказчику.

Кроме того, диспетчер заполняет строку «Выдать горючее», в которой прописывает определенное расчетным путем количество горючего, необходимого для выполнения задания.

Правильность внесения указанных сведений заверяется подписью диспетчера, после чего путевой лист выдается водителю.

До выезда из гаража, водитель предъявляет путевой лист заправщику или технику, который осуществляет выдачу горючего. При этом заправщик отражает количество выданных ГСМ в графах 6 и 8 раздела «Движение горючего» и ставит свою подпись.

Пройдя предрейсовый медицинский осмотр, водитель передает путевой лист медицинскому работнику, который ставит в нем отметку о возможности доступа водителя к управлению автомобилем.

В момент выезда механик КПП или ОТК фиксирует в путевом листе показания спидометра (заполняя раздел «Работа водителя и автомобиля» этого листа), время выезда автомобиля из гаража и остаток ГСМ в баке на момент выезда. После чего механик и водитель ставят свои подписи в соответствующих разделах листа, и водитель приступает к эксплуатации автомобиля.

Заказчик проставляет необходимые отметки в графах 19, 21 и 22 путевого листа. В них отражается время приезда, а также показания спидометра во время прибытия и последующего убытия автомобиля.
Для отражения иных сведений, не предусмотренных специальными графами путевого листа (например, отметки дорожной службы, отказ заказчика и прочее), применяется строка «Особые отметки».

В конце смены при возвращении легкового автомобиля в гараж механик фиксирует время приезда и показания спидометра, заполняя графы 2, 4 и 10 раздела «Работа водителя и автомобиля».

Заправщик, принимая у водителя талоны на ГСМ, заполняет графу 11 раздела «Движение горючего» и расписывается в получении.

Факт сдачи автомобиля механику отражается в строке «Возвращение в гараж» (графы 5 и 6) и заверяется подписью водителя и механика КПП или ОТК. После чего водитель сдает свой путевой лист диспетчеру, который ставит на нем свою подпись в строке «Принял диспетчер» и регистрирует сданный путевой лист в журнале (форма № 8).

(Размер: 48,0 KiB | Скачиваний: 12 836)

Это первичный документ. Он применяется для учета работы легкового автотранспорта и является основанием для начисления зарплаты водителю. Выписывается диспетчером предприятия в одном экземпляре. Чаще всего — на один день или смену.

Лицевая сторона

Оборотная сторона

Максимальный срок, на который он может заполняться, — один месяц (см. п. 10 приказа Минтранса «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» от 18.09.2008 № 152). В этом случае бланк заполняется так же, как и обычно. Разница лишь в том, что образец путевого листа легкового автомобиля на месяц будет содержать данные о дате выезда машины на задание и дате его возвращения.

Для кого он обязателен?

Заполнять путевой лист необходимо, если:

согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ перевозка людей, багажа и различных грузов с помощью городского транспорта без этого документа запрещается. Это правило касается всех транспортных компаний, осуществляющих пассажирские и грузоперевозки;
предприятие подобных услуг не оказывает, но использует в своей работе легковой автотранспорт, с помощью листков бухгалтер сможет подтвердить и списать расходы на ГСМ;
водитель трудится на собственной машине и ему компенсируются затраты на топливо.

Какой нужно использовать бланк?

В качестве бланка можно использовать форму 3, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 № 78. Она не является обязательной для применения. Предприятие может разработать собственную форму бланка и использовать ее в работе.

Путевой лист легкового автомобиля (форма 3) содержит перечень обязательных реквизитов документа, указанных в приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152. 26.02.2017 была принята его новая редакция (приказ Минтранса РФ от 18.01.17 № 17), но перечень не изменился и включает следующие сведения.

время выдачи и номер документа;
особенности перевозки;
данные водителя;
информация о транспортном средстве.

Поэтому новая форма путевого листа легкового автомобиля 2019 года должна заполняться по следующим правилам:

штамп и печать владельца автотранспортного средства в верхней части документа ставить не нужно;
в обязательном порядке нужно указывать дату и время проведения техосмотра машины механиком перед выездом в рейс. Также специалист, проводивший осмотр автомобиля, должен указать свою должность, ФИО и личную подпись;
в документе должна содержаться отметка медика о водителя.

Ответственность за отсутствие документа

Отсутствие данного документа может стать причиной привлечения к административной ответственности:

для водителя размер штрафа составит 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ);
штраф для юр.лица составит 100 тысяч рублей (ч. 1 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Путевой лист - сопровождающий водителя в пути документ, который служит основанием для перевозки пассажиров, грузов, а также для расчетов заказчика автотранспортных услуг с перевозчиком, учёта потраченных ГСМ и начисления водителю заработной платы.

Правила оформления путевого листа в 2019 году

Существует несколько типовых форм бланков путевого листа:

Форма №3 предназначена сопровождать легковые автомобили. Как правило, это служебные поездки сотрудников организации по делам фирмы или партнёров фирмы.
форма №3 спец. сопровождает специальную технику с оборудованием на борту. К специальной технике относятся пожарные машины, самосвалы, автокраны, автобетоносмесители, автомобили с компрессорными установками и т.д. Форма предназначена для обслуживания не более двух заказчиков.
Форма №4 заполняется для легкового такси; отличается от всех других наличием строки «Принято в кассу наличными».
Формы №4-С и №4-П применяются для сопровождения грузовых машин: для разовых рейсов по принципу сдельной оплаты (один рейс - один путевой лист) бланк 4-С, и если применяется временной тариф оплаты грузоперевозки (как правило, это работа в течение одного дня, во время которого может быть несколько рейсов к одному заказчику или к разным заказчикам) - форма №4-П.
Формы №6 и №6 (спец.) выписываются для сопровождения автобусов: первая для рейсовых маршрутов, вторая - для сопровождения автобусов необщего пользования (не рейсовых, а обслуживающих, например, детские образовательные учреждения); бланк формы №6 спец. рассчитан не более чем на двух заказчиков.

Путевой лист выписывается диспетчером в единственном экземпляре, и после заполнения всех предмаршутных граф выдается водителю. В конце смены путевой лист сдаётся диспетчеру, тем самым завершая рабочую смену водителя. Новый путевой лист на новый рабочий день выписывается после сдачи предыдущего.

По прибытии машины из рейса данные путевого листа заносятся в журнал учёта путевых листов, после чего рассчитываются затраты автоперевозчика, и рассчитывается зарплата водителю.

Водитель в путевом листе ничего не заполняет, а только расписывается, принимая автомобиль в начале смены и сдавая его в конце; кроме того, водитель расписывается в журнале учета путевых листов, подтверждая получение путевого листа.

Обычно путевой лист выписывается на один рабочий день. Исключение составляют случаи, когда водитель отправляется в командировку и будет отсутствовать больше суток. Тогда путевой лист выписывается на нужное количество дней.

Путевой лист для легкового автомобиля (типовая форма №3) заполняется аналогично общим правилам заполнения бланков путевого листа. Чтобы в пути у водителя, пользующегося легковым служебным автомобилем для управленческих нужд, не было проблем с дорожной инспекцией, организация должна снабдить его доверенностью на машину и путевым листом.

Бланк путевого листа бухгалтерия организации может разработать самостоятельно, но действителен он будет только вместе с доверенностью и только для сопровождения легковых автомобилей, не перевозящих груз и пассажиров.

Выписка путевого листа для любого автотранспорта, перевозящего пассажиров или груз за деньги, обязательна. В случае, если при проверке инспекторами ГИБДД у водителя не окажется ни доверенности на управление служебным автомобилем, ни путевого листа, компании грозит штраф, а машину отправят на штраф-стоянку.

Как заполнить путевой лист правильно

Бланк путевого листа формы 4-п состоит из основной части и отрывного талона.

Основную часть заполняет диспетчер (или заменяющее его лицо), сотрудники компании-грузоперевозчика, представители заказчика. Это документ бухгалтерской отчётности, в котором содержатся подробности грузоперевозки: время в пути, протяжённость маршрута, простои, время работы оборудования, установленного на автомашине и прочее.

Основная часть путевого листа остаётся у перевозчика.

Отрывной талон заполняет заказчик. Указанные в нём данные служат для выставления ему счёта за автотранспортные услуги перевозчиком. Талон прикладывается к выставляемому за перевозки счету.

Также в бланке 4-С/4-П указывается номер каждой товарно-транспортной накладной (форма 1-Т) , которая к нему прилагается. Форма 1-Т служит подтверждением выполненных работ.

Порядок заполнения (на примере формы 4-С):

Дата на документе должна быть такой же, как и в журнале регистрации путевых листов.
Код работ - тот показатель, на основе которого рассчитывается и выплачивается зарплата водителю.
Если транспортные услуги подлежат лицензированию, указывается номер вид, серия и номер лицензионной карточки. В противном случае предложенные варианты зачеркиваются.
Если груз, кроме водителя, сопровождают другие работники, их ФИО и должности заносятся в графу «Сопровождающие лица».
Табличная часть справа от характеристик водителя и машины содержит информацию о времени отбытия-прибытия транспорта (как и показания спидометра, обычно заполняет работник на КПП) и движении ГСМ (заполняет заправщик/техник организации). Все данные заверяются подписями ответственных лиц.
В таблице «Задание водителю» указывается организация-заказчик перевозок, её адрес, а также могут быть вписаны ФИО представителя заказчика; вписываются фактические адреса погрузки и разгрузки, время прибытия в часах и минутах (если есть график - согласно графика), наименование груза, количество ездок, масса груза, протяжённость маршрута.
Далее идут отметки о технической исправности автомобиля, количестве залитого ГСМ (прописью), о предрейсовом медосмотре - всё они подтверждаются подписями ответственных лиц. Удовлетворительное состояние транспорта на момент выезда подтверждает своей подписью и водитель.
На оборотной стороне бланка путевого листа должны быть перечислены пункты погрузки-разгрузки товара, время прибытия/убытия транспорта в эти пункты, номера всех товарно-транспортных накладных, сопровождающих груз; наименование и реквизиты грузоотправителя и грузополучателя, заверенные подписями его представителей и печатями.
После того, как водитель закончит свою смену, он вместе с путевым листом сдаёт диспетчеру и сопроводительные товарно-транспортные документы, о чем расписывается в графе «Сдал водитель».
Если в пути или во время погрузки\разгрузки случается что-то, из-за чего получается вынужденный простой транспорта, уполномоченное лицо (работник техподдержки, представитель заказчики и др.) заполняет блок «Простои на линии», где указывает причину и время простоя, заверяя всё своей подписью.
Для возможных заметок сотрудников ДПС или дорожных служб отведена строка «Особые отметки».
На основе всех имеющихся данных расчётчик (таксировщик) заполняет блок «Результаты работы автомобиля и прицепов» и рассчитывает зарплату водителя.

Путевой лист должен быть заверен печатью организации (на лицевой стороне ставит диспетчер).